Como você planeja as atividades ou metas do seu escritório? O planejamento exige reforço da gestão de projetos. Mas o que é um projeto para os escritórios de advocacia? Nada mais do que um grupo de atividades que envolvem pessoas reunidas para concretizar um resultado único através de requisitos específicos, tais como tempo e custos.
A organização do escritório aproveita muitos aspectos da gestão de projetos para controlar prazos, estabelecer indicadores de desempenho, eficiência e eficácia. Para isso, já existem softwares que gerenciam todos esses acontecimentos exclusivamente pela internet. Entretanto, para aqueles que ainda não tem acesso a essa tecnologia, é importante mostrar como é possível aplicar esse conhecimento no cotidiano.Todos os acontecimentos profissionais no qual o escritório está envolvido, incluindo os processos,constituem um tipo de projeto.Assim, estabelecer quanto tempo será dispensado nas diversas atividades que envolvem a prática advocatícia também pode ser considerado um projeto.
Tendo em mente, por exemplo,a abertura de um escritório de advocacia, esse objetivo pode ser dividido em três projetos, com ações específicas: (i) planejamento; (ii) execução; (iii) avaliação. Ou seja, o que é necessário para: (i) conhecer a realidade profissional; (ii) realizar para que o escritório funcione; (iii) quantificar o cumprimento de metas e novos objetivos. Para cada um desses projetos é essencial elaborar um documento diferente que contenha sumário, escopo, objetivo geral, requisitos, pessoas envolvidas, prazo para conclusão das ações e das tarefas, além de custos, fonte de recursos, riscos, benefícios para as partes interessadas e a potencialidade de inovação que a conclusão desse projeto pode provocar no escritório.
Depois de elaborado cada um dos projetos é preciso ser rigoroso com o cumprimento de todas as suas etapas. Para tanto, sugere-se a utilização do método para concretizar um plano de ação conhecido como 5W2H, no qual se organiza curta descrição do que é a tarefa (what), qual é a pessoa responsável por concretizá-la (who), qual é o seu prazo (when), a justificativa dessa atividade (why), o procedimento a ser seguido para sua finalização (how) e quanto custará para o escritório (howmuch).Depois da conclusão de cada projeto segue-se à sua avaliação, com a construção de indicadores que reflitam a realidade de cada escritório, indicando se os prazos foram respeitos, se houveram benefícios, entre outros aspectos que devem direcionar o desenvolvimento dos próximos projetos e, por consequência, o crescimento do escritório.
WILSON BELCHIOR – Graduado em direito pela UNIFOR, especialista em Processo Civil pela UECE, MBA em Gestão Empresarial e mestrando em Direito e Gestão de Conflitos na UNIFOR. Também possui curso de curta duração em resolução de conflitos na Columbia Law School, nos Estados Unidos. Palestrante, professor universitário em cursos de pós-graduação em diferentes estados e autor de diversos artigos e livros, publicados em revistas, jornais, portais de notícias e editoras de circulação nacional. Conselheiro Federal da OAB (2013-2015). Vice-presidente da Comissão Nacional de Advocacia Corporativa do Conselho Federal da OAB (2013-2015). Membro da Comissão Nacional de Sociedade de Advogados do Conselho Federal da OAB (2010-2012).