Na última quinta-feira, 19 de março de 2020, foram publicados no Diário Oficial da União dois decretos (10.278/2020 e 10.279/2020) que tratam dos parâmetros para digitalização de documentos públicos e privados, para que estes produzam efeitos legais idênticos aos documentos originais e a permissão para que os órgãos e entidades do Poder Executivo obtenham documentos comprobatórios necessários dos usuários dos serviços públicos, nos limites legais, diretamente do órgão ou entidade responsável pela bases de dados oficial, onde conste tal documentação.
O Decreto nº 10.278/2020 regulamenta, dentre outra, disposição da Lei das Liberdades Econômicas que assegurou como direito às pessoas naturais e jurídicas, considerados essenciais ao desenvolvimento e crescimento econômico do país, arquivar qualquer documento através de microfilme ou por meio digital, equiparando-se, para todos os efeitos legais, ao documento físico, inclusive comprovação de qualquer ato de direito público (art. 3º, X, Lei nº 13.874/2019), sendo aplicável às pessoas jurídicas de direito público interno (abrangendo a relação com particulares), pessoas jurídicas de direito privado e pessoas naturais para comprovação perante à Administração Pública ou entre si, estando excluídos do âmbito de aplicação do referido Decreto os documentos relacionados às operações no Sistema Financeiro Nacional, documentos de identificação, audiovisuais, em microfilme, de porte obrigatório e os que foram produzidos originalmente em formato digital.
As regras gerais de digitalização envolvem as garantias de integridade e confiabilidade do documento digitalizado; confidencialidade (quando aplicável); interoperabilidade entre sistemas informatizados; uso de padrões técnicos referentes à qualidade da imagem, legibilidade e uso do documento digitalizado; junto com rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos empregados. Esses requisitos são detalhados nos anexos do Decreto que estipulam os padrões técnicos mínimos para digitalização, como resolução, cor, tipo original e formato de arquivo (Anexo I), metadados (dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos) mínimos exigidos para todos os documentos (assunto, autor, data e local da digitalização, identificador, responsável pela digitalização, título, tipo e hash) e para aquele digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno (classe, data de produção, destinação prevista, gênero e prazo de guarda), de acordo com o Anexo II, respectivamente, itens “a” e “b”.
Entre particulares, a escolha de qualquer meio de comprovação (autoria, integridade e confidencialidade, se necessário) pode ser feita mediante acordo entre as partes, ou por manifestação de concordância pela pessoa a quem for oposto o documento, caso contrário nessas relações jurídicas serão aplicados os requisitos da digitalização que envolva entidades públicas, de acordo com os quais o documento deverá ser assinado digitalmente com certificação digital (ICP-Brasil), preenchendo ainda os parâmetros detalhados nos Anexos I e II.
Registre-se, ademais, que o Decreto impõe cláusulas obrigatórias na hipótese de contratação de terceiros pela Administração Pública federal para concretizar o processo de digitalização, quais sejam “a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal e a responsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo” em conjunto com “os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação vigente”.
O Decreto nº 10.279/2020, por seu turno, alterou a redação de dispositivos do Decreto nº 9.094/2017 sobre a simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos, determinando que na ausência de norma jurídica em sentido contrário os órgãos e entidades do Poder Executivo federal que necessitem de documentos comprobatórios de regularidade da situação de usuários, atestados, certidões, entre outros que constem em base de dados oficial da administração pública federal deverão obtê-los diretamente do órgão ou entidade responsável pela base de dados, observando requisitos de segurança da informação e as restrições legais àqueles com informação sigilosa sobre os usuários desses serviços.
Wilson Sales Belchior – Advogado e graduado em direito pela UNIFOR, especialista em Processo Civil pela UECE, MBA em Gestão Empresarial e mestre em Direito e Gestão de Conflitos na UNIFOR. Também possui curso de curta duração em resolução de conflitos na Columbia Law School, nos Estados Unidos. Na mesma instituição participou de série de pesquisa avançada. Palestrante, professor universitário em cursos de pós-graduação em diferentes estados e autor de diversos artigos e livros, publicados em revistas, jornais, portais de notícias e editoras de circulação nacional. Conselheiro Federal da OAB (2013-2015). Vice-presidente da Comissão Nacional de Advocacia Corporativa do Conselho Federal da OAB (2013-2015). Membro da Comissão Nacional de Sociedade de Advogados do Conselho Federal da OAB (2010-2012). Membro da Coordenação de Inteligência Artificial do CFOAB (2018). Atualmente é Conselheiro Federal eleito para o triênio 2019-2021 e Presidente da Comissão Nacional de Direito Bancário.